Registro horario digital obligatorio: guía 2026
Si tienes empleados en España, el registro de jornada ya es obligatorio desde mayo de 2019. Lo que está a punto de cambiar es el cómo: el Gobierno tiene previsto aprobar un Real Decreto que obligará a que ese registro sea exclusivamente digital, inalterable y consultable en remoto por la Inspección de Trabajo. Esta guía separa lo que es ley hoy de lo que está anunciado, para que decidas con datos.
Lo que es obligatorio HOY (y desde 2019)
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa, sin excepción de tamaño, a:
- Registrar a diario la jornada de cada persona trabajadora, con el horario concreto de inicio y fin.
- Conservar los registros durante 4 años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- En contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c ET): registro diario y totalización mensual, entregando copia del resumen al trabajador junto a la nómina. Ojo: sin registro, el contrato se presume a jornada completa, con regularización de cotizaciones.
- En horas extraordinarias (art. 35.5 ET): cómputo día a día y resumen mensual con copia al trabajador.
El formato hoy es libre: papel, Excel o software. Eso es exactamente lo que el nuevo Real Decreto quiere terminar.
Las multas que ya se aplican
No llevar registro, o llevarlo mal, es infracción grave (art. 7.5 LISOS):
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 – 1.500 € |
| Medio | 1.501 – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 – 7.500 € |
La sanción es por infracción, y en la práctica la Inspección la aplica por cada centro de trabajo afectado. Falsear o manipular el registro puede calificarse como infracción muy grave, con multas de hasta 225.018 €.
Y la Inspección está activa: en 2024 levantó 1.869 actas por registro de jornada, un 90 % más que en 2019, y en el verano de 2026 ha anunciado una campaña específica de control sobre pymes por registro horario y jornadas.
Qué cambiará con el Real Decreto del registro digital
A fecha de esta guía, el Real Decreto todavía no está aprobado, pero su tramitación está muy avanzada y el Ministerio de Trabajo ha manifestado su intención de aprobarlo de forma inminente. Según los borradores conocidos, exigirá:
- Registro exclusivamente digital: el papel y las hojas de cálculo quedarán expresamente prohibidos.
- Inalterabilidad: toda modificación deberá dejar rastro (quién, cuándo, por qué), conservando el dato original.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo a los registros, en formato interoperable.
- Acceso de los trabajadores y sus representantes a sus propios registros.
- Registro de inicio, fin y pausas, con identificación del trabajador.
- Límites al uso de biometría como método de fichaje, en línea con el criterio de la AEPD desde 2023.
Las multas anunciadas (todavía no vigentes)
El Gobierno ha anunciado su intención de que las sanciones pasen a aplicarse por trabajador afectado, con importes de entre 1.000 y 10.000 € por trabajador. Importante: elevar esas cuantías requiere una norma con rango de ley, distinta del Real Decreto técnico, así que a día de hoy son un anuncio, no derecho vigente. Aun así, marcan la dirección.
Plazos de adaptación
Los borradores han manejado plazos escalonados: unas semanas para grandes empresas y entre 6 y 12 meses para pymes desde la publicación en el BOE. El plazo definitivo solo se conocerá con el texto publicado. Cuándo entra en vigor el registro de jornada digital lo seguimos en detalle.
Qué hacer ahora (checklist para pymes)
- Comprueba que hoy cumples lo vigente: registro diario con inicio y fin, 4 años de archivo, resúmenes mensuales para parciales y horas extra.
- Si usas papel o Excel, planifica la migración a digital ya: cuando el Real Decreto salga en el BOE, el plazo correrá — y las prisas se pagan.
- Evita fichaje biométrico (huella, cara): la AEPD lo considera prácticamente inviable desde 2023.
- Asegúrate de que tu sistema pueda exportar informes al momento si la Inspección los pide.
- Habla con tu asesoría laboral: será quien reciba el requerimiento si algo falla.
También te puede interesar: qué dice exactamente el borrador que irá al BOE y qué debe hacer tu empresa ya en 2026.
Si lo que buscas es la referencia de una vez, la tienes en qué es el registro horario digital y qué tiene que cumplir tu sistema.
Contenido divulgativo, no constituye asesoramiento jurídico. Última revisión en la fecha indicada; la tramitación normativa puede haber cambiado después.