Fichaje digital obligatorio en 2026: qué hacer ya

2026 es el año en que el fichaje digital pasa de rumor a calendario: el Real Decreto que lo hará obligatorio está en la recta final, la Inspección de Trabajo ha anunciado una campaña específica sobre pymes y las multas ya vigentes no son pequeñas. Esta es la guía práctica: qué es exigible hoy, qué riesgos reales tienes y qué hacer, en orden.

Lo exigible hoy, en 60 segundos

• Registro diario de inicio y fin de jornada de cada empleado (art. 34.9 ET, vigente desde 2019).
• 4 años de conservación, a disposición de la Inspección.
• Parciales: totalización mensual con copia al trabajador; sin registro, el contrato se presume a jornada completa.
• Horas extra: cómputo diario y resumen mensual con copia.
• Formato hoy libre (papel/Excel/app) — pero con los días contados: el Real Decreto previsto prohibirá los registros manuales.

Los tres riesgos reales de una pyme en 2026

1. La visita (o el requerimiento) de la Inspección. En 2024 hubo 1.869 actas por registro de jornada (+90 % desde 2019) y este verano la ITSS ha anunciado refuerzo del control sobre pymes. La multa por infracción grave va de 751 a 7.500 €, y en la práctica se aplica por centro de trabajo.

2. La reclamación de horas extra. Desde la sentencia europea C-55/18, si tu registro no es objetivo y fiable, las horas extra que reclame un trabajador tienden a presumirse ciertas. Tu palabra contra la suya… la pierdes tú.

3. Los contratos parciales. El riesgo silencioso: sin registro diario, el parcial se presume a jornada completa, con regularización de cotizaciones hacia atrás. En hostelería y comercio, esto es la primera línea del acta.

El plan de 5 pasos

1. Audita lo que tienes hoy. ¿Registras inicio y fin cada día, de todos? ¿Puedes enseñar los últimos 4 años en minutos? Si la respuesta es no, ese es tu incendio.
2. Pasa a digital ahora, no cuando obligue el BOE. Todo lo que pide el borrador (inalterabilidad, trazabilidad, acceso del trabajador) es además tu mejor defensa probatoria hoy. Y evitarás la estampida de migraciones cuando se publique.
3. Nada de biometría. La AEPD considera la huella y el reconocimiento facial prácticamente inviables para fichar desde 2023, y el borrador del Real Decreto los restringe. PIN, QR o credenciales: igual de rápido, cero riesgo.
4. Automatiza los resúmenes mensuales. Parciales y horas extra exigen totalización mensual con entrega al trabajador. Hacerlo a mano cada mes es exactamente el tipo de tarea que se olvida — y que la Inspección pide.
5. Mete a tu asesoría en el circuito. Cuando llegue un requerimiento, tu gestoría será la primera llamada. Que pueda sacar tus informes sin depender de ti es media inspección resuelta.

¿Y si soy autónomo sin empleados?

El registro de jornada obliga a empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena. Un autónomo sin empleados no ficha por sí mismo. En cuanto contratas al primero — aunque sea a tiempo parcial, aunque sea tu sobrino — la obligación nace entera, con los 4 años de archivo incluidos.

La foto completa

El detalle de la norma vigente y del Real Decreto que viene está en la guía completa del registro horario digital obligatorio; la cronología y plazos, en cuándo entra en vigor.

Y si quieres resolverlo de una vez: Jornalo es registro de jornada para pequeñas empresas — fichaje que siempre entra, informes de inspección en un clic, archivo legal de 4 años y gratis hasta 3 empleados. Apúntate y te avisamos al lanzar.

Si lo que buscas es la referencia de una vez, la tienes en qué es el registro horario digital y qué tiene que cumplir tu sistema.